אירוע 'מהיר ולא כואב'

רשימה מסודרת
רשימת מטלות היא השלב הראשון שלכם, ולא חשוב בסוג האירוע שאתם מתכננים. גם אם החלטתם ללכת על חגיגה אינטימית למשפחה או אף אם בחרתם באולם מפואר. ראשית עליכם לכתוב את הציפיות שלכם מהאירוע, מה הייתם רוצים שיכלל בו ומה היא אופציה מבורכת שתיכלל, בהתאם לתכנון הכלכלי והעלויות. אה, וגם חשוב לציין מה בשום אופן אינכם רוצים כי יש נטייה כזו כשמתחילים לתכנן אירוע, להיסחף ולהגזים ולהגיע למקומות שלא רצינו בהם מלכתחילה...

על הרשימה לכלול- מקום אירוע מועדף, רשימת מוזמנים, אוכל מועדף, מוזיקה/אטרקציות, צלם, עוגה, הזמנות, בוק, ברכות, קליפ ועיצוב המקום. כתבו את התקציב שלכם והיצמדו אליו! הכינו את הרשימה כחצי שנה לפני האירוע.

מקום האירוע
מזג האוויר/העונה בה אתם חוגגים משפיעה בהכרח על מקום האירוע. אם הילד שלכם חוגג בחורף, אינכם יכולים, מן הסתם, לתכנן אירוע בטבע (וכאן הכוונה היא לא לגנים סגורים ומקורים). גם לקיץ יש הגבלות משלו ואם אתם רוצים לחגוג בו תחת כיפת השמיים, דאגו לאוורור מתאים במקום, החום מוביל לעצבנות, דביקות ונזילת האיפור... כעת הזמן לברר על מקומות שמתאימים לסגנונכם, תקציבכם ומספר המוזמנים שלכם.

בחירת קייטרינג
הדבר החשוב ביותר בעת בחירת קייטרינג לבר מצווה, הוא לקבל המלצות ו'כל המרבה הריי זה משובח'! חברות הקייטרינג השונות מציגות לפניכם את מגוון המזנונים והמאכלים הייחודיים שלהם. כמעט לכל חברת קייטרינג יש את ה'מיוחדים' שלה ואת התחום בו היא מתמחה. חשוב שתבהירו לעצמכם איזה סגנון אתם מעדיפים ובאיזו שעה אתם מתכננים את האירוע שלכם. האם מדובר בשעת בוקר (קייטרינג חלבי יתאים), צהריים (בשרי) או אולי ערב (כל האפשרויות פתוחות). ברגע שתתכוננו על שעת האירוע והסגנון המועדף עליכם, יהיה לכם קל יותר לברר אילו חברות מתמחות באוכל שאתם מעוניינים להגיש לאורחים שלכם.

בנישת המזון שבחרתם (בשרי/צרפתי/ברזילאי/חלבי/צמחוני וכו'), תפגשו חברות קייטרינג שונות. עליכם לברר, מלבד המאכלים שהם מציעים, מהו הרזומה של הקייטרינג? כלומר כמה שנים הוא פעיל? מי מכין את האוכל- האם שף או 'אם הבית' וכדומה. לבסוף מגיע השלב החשוב, שאותו מדגיש בפנינו גיא שלמוני מקייטרינג אסאדו באבוקדו: "חשוב ומומלץ מאוד לקבל המלצות מחברים, קרובים ומשפחה שאתם סומכים עליהם או להסתמך על אירועים שבהם ביקרתם והאוכל בו ערב לחיככם. לא להתבייש ולבקש מהחברות השונות טלפונים של לקוחות ולהתקשר אליהם. חוות דעת בתחום הקולינארי והארגוני של אירוע קייטרינג הוא חשוב ומהותי."

אילן בראף מקייטרינג "עגבניות ירוקות מטוגנות" מסביר כי חברת הקייטרינג מביאה איתה, פרט לכל המנות שבחרתם, גם את צוות המלצרים שיגיש אותן, את כלי האוכל וההגשה, את כלי האחסון – צידניות גדולות ובמקרה הצורך אף מקרר ותנור, וכן יכולה לדאוג לשולחנות, לכיסאות ולריהוט אלטרנטיבי. וחשוב מכל: בסוף האירוע הם גם מסדרים ומנקים.

בעת הזמנת חברת הקייטרינג לבת מצווה או לבר מצווה, הכרחי לדאוג שהנציג יגיע אל ביתכם לביקור מוקדם כדי לבחון כיצד אפשר להשתמש במה שקיים בבית (למשל, להסב את שולחן פינת האוכל הכבד לפינת קפה), ומה עוד נדרש להקמת האירוע, ימליץ על ישיבה רגילה לצד אלטרנטיבית בהתאם למקום ולסוג הקהל ועוד.

עוגה, עוגה, עוגה
בחירת עוגת בר/ת מצווה, נעשית כחלק מההכנות המרובות של האירוע כולו. העיצובים מפתיעים ובשנים האחרונות ישנה חזרה מאסיבית ל'מקורות' ולמסורת. אם פעם העוגות הפופולריות היו סביב נושא התחביבים כדוגמת: עוגת כדורסל, טניס, בלט וכדומה, היום הנטייה היא לבחור עוגות מפוסלות בצורת סידור, טלית, ספר תורה ופרחים. אלמנט נוסף שתפס תאוצה הוא עוגות הקומתיים עם שילוב המספרים 12-13, כאשר הבנות מקפידות לשלב פרחים אלגנטיים וקווים נקיים. ורד- עוגות וקינוחים מפרטת: "ישנן מספר אפשרויות לקשט את העוגה לבר מצווה ולבת מצווה. ישנם הדפסים רגילים והדפסים מובלטים אך האפשרות הנפוצה ביותר היא עוגה מפוסלת. אצל בנות ישנן עוגות קומתיים מעוצבות בצבעי ורוד וסגול, משולבות בפרחי סוכר יפים ואלגנטיים. שילוב המספר 12 דומיננטי וההעדפה הגורפת היא לעיצוב סולידי ולא ילדותי. עוגות מוצלחות מאוד הן עוגות ה'מתנה' אשר נראות כמתנה עטופה בסרט או עוגה שבמרכזה יושבת ילדה לבושה בג'ינס".

אטרקציות
המבחר והמגוון עלולים לבלבל אתכם, יש אינסוף אפשרויות כדוגמת- קריקטוריסטים שמגיעים לאירוע ומציירים את האורחים, צילום תמונת מגנטים לאורחים, הפעלות מיוחדות כגון- מעגל מתופפים, איפור או אפילו הפעלות של משחקי ענק. הבחירה באמת קשה, אבל הקו שאמור להנחות אתכם הוא אחד- אופי האורחים שלכם והגילאים! שאלו עצמכם, למי מכוונת ההפעלה? האם רק לילדים? האם למבוגרים? יהיה לכם קל יותר לבחור. (סקירה מעניינת תוכלו למצוא בכתבת 'הפרטים הקטנים').

הזמנות מזמינות
ההזמנות שהולכות חזק השנה הן הזמנות שקופות נפתחות. מדובר בהדפסה על גבי נייר פרגמנט שיוצרת מראה מיוחד וקלאסי. פעם ההזמנות הללו היו יקרות אך אודות להתפתחות הטכנולוגית של ימינו והמכונות המשוכללות, ניתן להשיג אותן במחיר שפוי. בכלל הקו המוביל היום הוא קו קלאסי, נקי ואלגנטי ופחות איורי של כלבים/חתולים/נעלים וכדומה. אם חשקה נפשכם בעיצוב מיוחד או ספציפי- אין בעיה! אין כמעט עיצוב שלא ניתן לבצע בהתאם לרצון ודרישת הלקוח. הזמנות לפי נושא המסיבה גם הן פופולאריות, הווה אומר, אם בחרתם לערוך אירוע בסגנון 'כוכב נולד' או בסגנון 'סרטי הוליווד' או בכל סגנון ייחודי אחר, ניתן לעצב הזמנות בהתאם לנושא האירוע. אל תשכחו לצרף מפת הגעה, שם המקום ושעת ההגעה. תתפלאו, לעיתים העיסוק הרב בעיצוב משכיח את הפרטים החשובים באמת...