האם הגדרתם תקציב לאירוע? חשוב ביותר להיערך נכון לאירוע בר ובת המצווה כדי להימנע מהפתעות לא נעימות בסוף האירוע. במאמר זה תמצאו טיפים חשובים להערכות כלכלית נכונה לפני ארגון החגיגה.אירועי בר ובת מצווה הינם מרכזיים ביותר בתרבות היהודית, ומקובל
לחגוג אותם ברוב פאר. העניין הוא שבשנים האחרונות האירועים הללו עולים ממון רב למשפחות, שלעיתים מגלות שהאירוע גדול עליהן רק אחרי החגיגות, כשמוגש להן החשבון. כדי להימנע ממצבים אלו, יש לחשב את תקציב האירוע לפני הפנייה לספקים. להלן כמה טיפים שיעזרו לכם לערוך אירוע המתאים לכיס שלכם.
הוצאות קבועות מול הוצאות משתנות בכל אירוע ישנם הוצאות קבועות, שלא תלויות במספר המוזמנים, והוצאות בלתי תלויות, שלא ישתנו בין אם באירוע יהיו 20 משתתפים או 200. ההוצאות הבלתי תלויים באירועי בר/בת מצווה הינם:
שמלה לכלת השמחה או חליפה לחתן
בר המצווה - ביגוד לכל המשפחה
- צלם
- DJ
- כניסה מיוחדת לאירוע ואטרקציות נוספות, כגון זיקוקים
- הגברה ותאורה באולם הוצאות התלויות במספר המוזמנים:
- מספר המנות שתזמינו מהאולם
- עיצוב האירוע, התלוי במספר השולחנות ובגודל האולם
- כמות האלכוהול שיש להביא לאירוע את ההוצאות הקבועות קל יותר לחשב, ולהיערך בהתאם, אך שימו לב שאלו הן גם ההוצאות שבמרבית המקרים לא חוזרות במתנות של האורחים, וצריכות להיות ממומנות מהכיס של המשפחה.
האם להישען על מתנות?בארגון אירוע בר או בת מצווה, אנשים רבים מתייחסים אליו כמו לחתונה. הם מזמינים את אותם האולמות, דואגים לאותן האטרקציות, תופרים בגדים יקרים בהזמנה אישית ועוד. חשוב לזכור שעבור האורחים מדובר בשני אירועים שונים. סכומי הצ'קים שמקובל לתת באירועי בר ובת מצווה נמוכים משמעותית ממה שמקובל לתת בחתונות. מעבר לכך, רבים מהמוזמנים הם חברים של הילדים, שאין להם אפשרות לתת מתנות כספיות גדולות. כמו כן, רבים מהמוזמנים יעדיפו לתת מתנה גדולה ויפה במקום כסף. את כל הנושאים הללו חשוב ביותר לקחת בחשבון, שכן הסכום הצפוי לחזור ממתנות של אירוע בר/בת מצווה נמוך משמעותית מזה שיחזור מחתונה. לאור האמור, חשוב להיערך גם מבחינת ההוצאות, ולחתוך איפה שאפשר. כמובן שאף אחד לא מצפה מההורים לממן את העלויות של האירוע כולו מכיסם הפרטי. הדרך הטובה ביותר לחישוב תקציב האירוע היא להישען על המתנות למימון ההוצאות המשתנות, אך חשוב שתהיה לכם היכול לממן את ההוצאות הקבועות.
מועד האירועלמועד האירוע ישנה חשיבות רבה, והוא משפיע על העלויות של האירוע. בשונה מחתונה, אתם לא יכולים לבחור את מועד בר/בת המצווה, שכן הוא נקבע בהתאם לתאריך יום הולדתו של הילד. אם האירוע צפוי להיערך בחורף, אתם צפויים להוצאות נמוכות יותר. בתקופה זו נערכות יחסית מעט חתונות, ולכן האולמות מורידים מחירים כדי למשוך לקוחות. באותה המידה, גם ספקים אחרים, כגון
תקליטנים וצלמים, מספקים את שירותיהם במחירים נוחים יותר. הבעיה של אירוע חורף היא ביטולים רבים אם האירוע נופל על יום מאוד גשום ולא נעים. מסיבה זו כדאי לסגור כמה שפחות מקומות, ולהעדיף להישען על רזרבות. אירועים הנערכים בקיץ צפויים להיות יקרים יותר, ויש להיערך אליהם זמן רב מראש כדי למצוא ספקי שירות טובים במחירים סבירים.
מס ערך מוסף שימו לב לנושא המע"מ. כשאתם מקבלים הצעת מחיר מאולם או מספק שירות אחר, תמיד תשאלו האם המחיר כולל מע"מ. הרבה פעמים המחירים אינם כוללים את המיסים שתשלמו, ומדובר בנתון קריטי, שכן הוא מייקר את השירות ב- 17%. אירועי בר ובת המצווה הופכים להיות מפוארים יותר ויותר מדי שנה, ועולים ממון רב להורים. חשוב ביותר להיערך נכון לאירוע מבחינה כלכלית, להקציב לו סכום סביר, ולעשות את כל הדרוש כדי להישאר במסגרת התקציבית הקבועה.