מארגנים בר/בת מצווה – שלבים לארגון נכון ומסודר של האירוע בר ובת מצווה הם אירועים מרכזיים ביותר, ונהוג לחגוג אותם בצורה ייחודית ויוצאת דופן. בשביל שהאורחים ייהנו וחתן בר המצווה והוריו יקבלו את האירוע שרצו, יש לתכנן הכול מראש בצורה נכונה.
חשוב לזכור שישנן דרכים שונות לחגוג את בר המצווה, כאשר כל מתבגר בוחר את הדרך המתאימה לו יותר מכל. בנוסף, יש להתאים את הפעילות לא רק לילד, אלא גם לאורחיו.
מכינים רשימת מוזמנים
רשימת המוזמנים חשובה ביותר כי היא גוזרת את מספר המוזמנים. נתון זה חשוב ביותר עבור ספקים חיצוניים כגון
אולמות אירועים, פארקי חבלים ומארגני אירועים. הרשימה תכלול בראש ובראשונה את בני המשפחה – סבתות, דודות ודודים, בני דודים ובעצם כל המשפחה המורחבת. חשוב לא לפספס אף אחד כדי לא לפגוע ולא להעליב. חשובים לא פחות הם חבריו של חתן בר המצווה (או כלת
בת המצווה). החברים הופכים להיות יותר ויותר חשובים בגיל הזה, ולכן חשוב להזמין את בני הכיתה ואת החברים האחרים. כמובן גם החברים של ההורים יהיו אורחי כבוד באירוע – אחרי הכול בר/בת מצווה זה גם האירוע של ההורים.
בוחרים מקום לאירוע
אחרי שהרשימה מוכנה חשוב לחשוב על מיקום לאירוע ועל אופי הפעילות, כאשר שני הקריטריונים הללו קשורים אחד בשני. לעיתים, אם מספר המוזמנים אינו גדול במיוחד, וחצר הבית גדולה יחסית, אפשר לערוך את האירוע בבית. עם זאת, מספר גדול של מוזמנים מצריך חיפוש של מקום חיצוני, כגון
אולם אירועים או מקום אחר שמתמחה בחגיגות בר/בת מצווה. אחת הבעיות הגדולות ביותר בארגון האירוע האמור נעוץ בכך שבעל האירוע וחבריו מעוניינים בסוג פעילות שונה מזה של האורחים המבוגרים יותר. בעוד שהמבוגרים ייהנו מאוכל טוב, מוזיקת רקע נעימה ושיחה עם אנשים שלא ראו הרבה זמן, החוגגים הצעירים זקוקים להפעלות פעילות יותר. אפשר לשלב את שתי המגמות הסותרות לכאורה באירוע אחד. כך למשל בפארק חבלים אפשר לארגן פינה עם שולחנות ומוזיקה שקטה, ובחלק אחר הילדים יוכלו ליהנות מריקודים, הפעלות פיזיות ועוד אטרקציות שונות.
האם כדאי לפנות למפיק אירועים מקצועי?
מפיק אירועים מקצועי יכול להיות לעזר רב במקרים בהם יש לכם הרבה מוזמנים, או במידה ותרצו לארגן אירוע מיוחד – כגון מסיבה בחיק הטבע. כשיש כמות גדולה של מוזמנים, עולה הדרישה לכל דבר – החל מהאוכל ועד לתאי שירותים. מפיק אירועים מקצועי יידע להיערך נכון לקראת אירוע שבו מוזמנים רבים. באשר לאירועים ייחודיים, לעיתים קורה שבאירועים במקומות מרוחקים בעלי השמחה שוכחים על דברים קטנים אך חשובים – שירותי מלצרות וניקיון שיענו לדרישה, אביזרי הגברה ותאורה מתאימים ועוד. כאן נכנס לתמונה מפיק האירוע, שמתפקידו לדאוג לכל פרט – בין אם הוא גדול או קטן. אירועים שמקבלים ליווי של מפיק מקצועי מאורגנים בדרך כלל טוב יותר.
תקציב
יש להגדיר מראש מה התקציב שאתם מוכנים להשקיע באירוע. בתחום זה של אירועים יש אינסוף אטרקציות ואפשרויות, כאשר כל תוספת עולה כסף, ולא מעט. אם אין מסגרת תקציב מוגדרת, קל מאוד לחרוג ממנה. אנשים רבים מוצאים עצמם אומרים כן לשלל אטרקציות מיותרות, שלא מתאימות לאירוע ובטח שלא לחתן בר המצווה, וכל זה לא היה קורה אם הייתה מסגרת תקציב ברורה ומוגדרת. מטבע הדברים, מסגרת זו צריכה להתאים לאופי האירוע שרוצים לחגוג, בין אם זה אולם אירועים, פעילות אתגרים, טיול או אירוע בבית. ישנן דרכים רבות לחגוג את גיל המצווה, ולא חייבים לערוך מסיבה גדולה עם DJ בתוך אולם סגור. אפשר ללכת על כיוונים מעניינים יותר, שמתאימים לגילו ולתחביביו של החוגג וחבריו, עם זאת חשוב לבנות רשימת מוזמנים מוגדרת ולקבוע מסגרת תקציב המתאימה לאופי האירוע.
המאמר באדיבות חברת צוקים - הפקת אירועים, ימי כיף, פעילויות וסדנאות