טיפים חשובים לבחירת אולם אירועים

 

נכון, יש כמה דברים ברורים מאליהם, אשר תזכרו לשאול את בעל האולם עוד לפני שתגיעו לראות אותו, כגון- האם האולם פנוי בכלל בתאריך הדרוש לכם? במידה ואתם מעוניינים לקיים את האירוע בתאריך ספציפי, ועין לכם אפשרות להתגמש, כדאי שתדעו זאת לפני שבכלל תראו את המקום.

כמה אנשים יכול האולם להכיל? זהו פרמטר חשוב במיוחד. הרי אם האולם יכול להכיל עד מאה אנשים, ואילו אתם צפויים להזמין 400, זה משהו שעליכם לדעת בתחילת השיחה שלכם.

גם ההיפך הוא הנכון. אם האולם מיועד למאות משתתפים, ואתם מתכננים לקיים אירוע קטן, אולי כדאי לכם לבחור באולם קטן יותר, שיתאים יותר לצרכים שלכם. שאלה חשובה נוספת היא שאלת הכשרות של האולם. במידה וחלק גדול מהאורחים שלכם דתיים ושומרים על כשרות מחמירה, מומלץ לבדוק האם האוכל באולם האירועים עומד בתנאים של כשרות למהדרין.

עד כאן השאלות הברורות מאליהן. אבל יש עוד מספר דברים שמוטב לבדוק, ושברוב המקרים מארגני בר או בת המצווה לא בוחנים, בעיקר מאחר ואינם מודעים להם.

בשנים האחרונות נחשף כי אולמות אירועים רבים פעלו במשך תקופות ארוכות ללא כל רישיון עסק. אולמות אלה פועלים בצורה לא חוקית, לחלקם היה בעבר רישיון, אך הם ביצעו שינויים במקום כגון הרחבות בנייה ולא קיבלו מעולם את האישורים הנדרשים, וכך- ברוב המקרים, ברגע שהדבר נודע לרשויות החוק, המקום נסגר לאלתר. הבעיה היא, כי חלק מאולמות האירועים שלא מחזיקים ברישיון, כן מחזיקים באישורים זמניים, אשר זמנם קצוב והם עשויים לפוג בכל רגע נתון. מסיבה זו, עליכם לבדוק האם לאולם האירועים בו אתם מתכננים לקיים את האירוע שלכם יש רישיון עסק. במידת הצורך, בקשו אפילו לחזות בו במו עיניכם. כמו כן, אתם יכולים להיכנס לרשימת אולמות האירועים הפועלים ללא רישיון של משרד הפנים, אשר מתעדכנת בצורה שוטפת.

זוהי כמובן נגזרת של השאלה הקודמת. במידה ולאולם אין רישיון עסק, רוב הסיכויים שאין לו גם ביטוח, ובמקרה הזה, אין שום סיבה שתקיימו בו את האירוע שלכם, על כל צרה שלא תבוא.
 

 

פעמים רבות, כאשר אנחנו מקבלים הצעת מחיר עבור האירוע, עלינו לבדוק ה כוללת ההצעה. האם המחיר כולל מע"מ? האם המחיר כולל תשלום למלצרים? האם ההצעה כוללת את עיצוב האולם, או שמא מדובר במחיר נטו לאירוח וקייטרינג? האם המחיר כולל תוספות נוספות, כגון אטרקציות לאירועים, צילום האירוע ומוזיקה לאירוע? במידה ושירותים אלה אינם כלולים במחיר, מומלץ לבדוק אם ניתן להזמין אותם דרך האולם, מאחר ובדרך כלל, שירותים שיגיעו דרך אולם האירועים יהיו זולים משמעותית משירותים שנבחרו על ידכם בצורה פרטנית.
 

 

שאלה נוספת שרובנו נוטים לשכוח, היא עד כמה הגישה לאולם נוחה לבעלי מוגבלויות. נכון, רוב האורחים שלנו במסיבות בר ובת מצווה הם צעירים בשיא עלומיהם, אך עלינו לזכור כי גם הסבא והסבתא, וקרובי המשפחה המבוגרים יותר צפויים להגיע לאירוע, ועל כן, אין שום סיבה שלא נקל על הגישה שלהם עד כמה שרק אפשר.
 

לסיכום, לפני שאנחנו בוחרים את אולם האירועים בו נקיים את בר או בת המצווה שלנו, עלינו לבחון טוב עד כמה הוא מתאים לצרכים שלנו, אך חשוב מכך, עד כמה הוא עומד בסטנדרטים בטיחותיים וכמה הוא יתאים לאורחים שלנו.