ארגון בר מצווה הוא פרויקט הדורש מעט יותר תיאום מאירוע בת מצווה מעצם העובדה שהוא כולל גם את העלייה לתורה ותיאום תאריכים בין אולם האירועים ובית הכנסת, אך באופן כללי שני האירועים דורשים מספר חודשים של הכנה. למרות שבדרך כלל המשפחה אמונה על ארגון האירוע, חשוב מאוד להתחשב גם בדעתו של חתן השמחה, שהרי בסופו של דבר זה האירוע שלו."כאשר אני קובעת פגישה עם הורים לקראת תכנון אירוע בר/בת מצווה, נקבעת פגישה נפרדת גם עם חתן או כלת השמחה," מסבירה מיקה בצר מ"
מיקה וענת הפקות", חברה המתמחה בהפקת אירועים.
"הילדים היום מאוד דומיננטיים בקביעת אופי האירוע. יש להם הרבה רעיונות והם בדרך כלל רוצים לערוך אירוע דומה לאירועים שעשו חבריהם לכיתה".
איך תחגגו?
השלב הראשון להחליט על אופי האירוע – חגיגה רבת משתתפים באולם,
מועדונים לבת מצווה, אירוע אינטימי במסעדה או אולי אירוע פחות רשמי בחיק הטבע או מסיבה לילדי הכיתה בלבד. לאחר שנקבע אופי האירוע והיקפו ניתן להתקדם לשלבים הבאים.
תכנון רשימת המוזמנים
נכון שבר מצווה היא אירוע של פעם בחיים אבל האם באמת הכרחי להזמין את כל אותם מכרים רחוקים שהפעם האחרונה שראו את הילד הייתה בברית שלו? חשוב לזכור שאתם מחויבים בתשלום על פי מנה וכל אורח שנפקד הוא מנה נוספת שעליה תחויבו בתשלום. הזמינו רק את אותם אנשים שחשובים לכם ושאתם יודעים שיעשו מאמץ להגיע לשמוח בשמחתכם.
בחירת המקום
בחירת מקום האירוע היא נגזרת של אופי האירוע שאליו אתם מכוונים. ישנו מגוון רחב של אולמות וגני אירועים וכדאי להחליט מראש על איזה קונספט הולכים לפני שמתחילים את הסיורים. יש גם להתחשב כמובן באורחים ולקיים את האירוע במקום מרכזי שקל להגיע אליו ולא בגן אירועים מרוחק שמרבית האורחים יצטרכו ג'י.פי.אס כדי למצוא אותו. זיכרו לקחת בחשבון שבארוע משפחתי יש אנשים מבוגרים ורצוי למצוא מקום שיאפשר להם להתנהל בנוחות. למשל מקום מרוצף בדק או
דשא סינטטי, ולא משטחים שעלולים לגרום לנפילה. כמובן שאם תקיימו בר מצווה ברחבת הכותל או על פסגת המצדה תצטרכו להגביל את רשימת המוזמנים, כמו גם במידה שאתם עורכים טיול בר מצווה. "כאשר האירוע נערך באולם אירועים מומלץ לעשות חלוקה בין אזור הישיבה לאזור שבו תיערך מסיבת הריקודים. כך הרעש לא יפריע למבוגרים וגם הילדים יוכלו להשתולל", ממליצה מיקה.
אטרקציות
לא חסרות
אטרקציות לבר מצווה, בייחוד כשמדובר בדברים הפונים לליבם של בני עשרה. "האטרקציות הפופולאריות ביותר היום הם בתחום המשחקים. שולחנות משחק כמו בקזינו, משחקים טכנולוגיים כגון
Wii", אומרת שלי וייס מנהלת האירועים של
Messi בית אירועים בתל אביב, "אטרקציות נוספות הן: ציור קריקטורות של משתתפי האירוע, משטחי ריקוד, מפלי שוקולד ודוכני גלידות בקיץ. הכל תלוי טעם האישי ובתקציב".
תקציב
אופי האירוע הוא לרוב נגזרת של התקציב העומד לרשותכם. אם תקציבכם רחב - השמיים הם הגבול. אפשר לבחור באולם היוקרתי ביותר ולשלם סכום של כ 600 ש"ח למנה. "המחיר הממוצע למנה כיום הוא 250 ש"ח ואם מציעים לכם עסקה זולה יותר הייתי בודקת היטב האם המחיר הזול אינו בא על חשבון טיב השירות או איכות האוכל," מסבירה מיקה. בדרך כלל מחיר המנה באולם כולל גם את העיצוב. ישנם מקומות שבהם יציעו לכם עסקת חבילה כוללת אשר שווה בדיקה ובוודאי תחסוך לכם זמן יקר ואולי גם כסף.
לגבי הביגוד ליום האירוע – כמובן שישנה אפשרות להוציא כמה אלפי שקלים על תפירת שמלה לאירוע וחליפה מיוחדת לחתן השמחה אבל מצד שני אפשר למצוא חליפות מייצגות גם ברשתות כמו זארה או קסטרו שגם הילד יוכל לחזור וללבוש גם אחרי האירוע.
מועד האירוע
עובדה ידועה היא שיותר זול להפיק אירוע בחורף מאשר בקיץ, אך גם ליום בשבוע יש תג מחיר. נכון, כולם רוצים את יום חמישי בערב.
"מכיוון שאירוע בר/בת מצווה הוא אירוע קטן יותר וצנוע יותר מחתונה, קיימים
גני אירועים ואולמות מסוים שיפתחו את שעריהם לאירועים הללו בחודשי החורף בלבד, ואת הקיץ יפנו לאוהבים. אפשרות נוספת להוזלת עלויות היא להזמין את אירוע הקיץ כבר בחורף ולקוות לקבל הנחה משמעותית," אומרת מיקה.
"גם את הקייטרינג חשוב מאוד לסגור בחורף", היא מוסיפה. "משום מה כל הספקים הרבה יותר נחמדים בחורף מאשר בקיץ, אולי משום שיש עליהם פחות לחץ. לגבי הימים, למרות שיום חמישי הוא עדיין היום הפופולארי, גם בראנץ' בימי שישי הוא אפשרות מוצלחת ובמקרה כזה גם חסכונית יותר. ארוחה חלבית כמעט תמיד תהיה זולה יותר. יום נוסף שהפך להיות פופולארי הוא יום שלישי", היא מציינת.
קייטרינג
ברוב גני האירועים הקייטרינג הוא פנימי ומוצע כחלק מעסקת החבילה.
קייטרינג חיצוני לרוב ייקר את ההוצאה, אך לפעמים זו האפשרות היחידה. "ישנם גני אירועים שעובדים עם מספר קייטרינגים חיצוניים קבועים ומציעים אף הם חבילה נוחה יחסית", מסבירה מיקה.
צילום
כאשר בוחרים צלם יש כמובן לבקש המלצות ולראות עבודות קודמות. יש לוודא שתקבלו את המרב עבור כספכם, שהרי התמונות וקלטת האירוע הם המזכרת החשובה ביותר שתישאר לכם מהאירוע. "כדאי לא להסתפק בתמונות סטילס, ולצלם את האירוע גם בוידאו. זו מזכרת יפה מהאירוע שתמיד יהיה כיף לחזור אלה," אומרת מיקה.
בנות (וגם בנים, למרות שהם לעולם לא יודו בכך) מאוד אוהבות להכין מצגת תמונות שלהן אצל צלם מקצועי שיורנו על מסך במהלך האירוע. הכנת סרט קצר או סדרת קליפים המתארים את הילד לאורך השנים גם היא מאוד פופולארית. חשוב במקרה כזה לפנות לאיש מקצוע שיש לו ניסיון בתחום וידע להפיק את סרט איכותי וכמובן לתכנן זאת מספיק זמן מראש – לפחות חודשיים לפני האירוע.
דברים שאסור לעשות
אסור להגיש משקאות אלכוהוליים באירוע בר/בת מצווה. מכיוון שמדובר בילדים צעירים, ושתיית אלכוהול, כידוע, אסורה לילדים מתחת לגיל 18, רצוי לוותר. עם המבוגרים הסליחה. תמיד ניתן להפעיל בר אקטיבי המגיש קוקטיילים ללא אלכוהול.
"נתקלתי באם שרצתה שבתה תפציע אל האירוע כשהיא מלווה בארבעה גברברים חתיכים וגם כאן הטלתי וטו", מספרת מיקה, "ברור שמדובר במימוש פנטזיה של האם ולא של הילד. באופן כללי אני ממליצה לשמור על פרופורציות ולהעדיף אירוע פשוט ויפה על אירוע נוצץ שספק אם הילד יהנה ממנו".
חברת הפקות – כדאי או מיותר?
כמו כל דבר – תלוי בזמן ובתקציב העומד לרשותכם. אם אתם פנויים יחסית ויש לכם זמן רב כדי לבדוק אנשי מקצוע שונים, להשוות מחירים ולבדוק את מגוון הפעילויות השונות המוצעות או שאתם כאלה שחייבים שהכל ייעשה על פי הדרך שלהם, אז מומלץ לקחת הרבה זמן מראש ולהתייחס להפקת האירוע כאל מבצע ממוקד – להכין רשימת מטלות והזמן המוקצב לכל מטלה.
מאידך, אם זמנכם יקר פנייה לאיש מקצוע יכולה דווקא להתאים לכם. "כחברת הפקות יש לנו ניסיון עם אנשי המקצוע שאנו עובדות איתם ואנו גם מקבלות הנחות שאדם פרטי לא יקבל אם יפנה אל בעל המקצוע באופן ישיר", מסבירה מיקה. "אנחנו מלוות את המשפחה מההתחלה ועד האירוע עצמו ומתרגשות בכל פעם מחדש".
אירוע מהחיים
אודיל אליהו מירושלים הפיקה לפני כשנה את אירוע
בר המצווה לבנה דותן וההתרגשות עדיין ניכרת בקולה כאשר היא מספרת על ההכנות לאירוע. "התחלנו בארגון האירוע שישה חודשים לפני הזמן, כאשר הדבר הראשון שעשינו היה קביעת התאריך בתיאום עם בית הכנסת שבו נערכה העלייה לתורה. בדקתי מספר אולמות אבל בסוף חזרתי למקום הראשון שבו הוצעה לי העסקה הטובה ביותר. למרות שהמחיר כלל עיצוב התעקשתי לעצב את השולחנות בעצמי וקיבלתי תגובות מצוינות מהאורחים. היו אנשים שהגיעו להתרשם מהמקום בערב האירוע וסגרו עם האולם בזכות העיצוב שלי", היא מספרת.
"אני וחברה טובה גם עמלנו ביחד והכנו שולחן מתוקים שכלל עוגיות מיוחדות וגם שיפודי ממתקים שהכנו בעצמנו". לדברי אודיל הפרויקט הכי חשוב היה דווקא צילום האירוע. "לפני שבחרתי את הצלם ראיתי תיק עבודות שלו ולאחר מכן ישבנו הרבה זמן ביחד ותיארתי לו בדיוק מה אנחנו רוצים ורשימת האנשים שהוא צריך לצלם. נושא חשוב נוסף הוא מצגת התמונות שהוצגה במהלך האירוע. דותן ביקש להצטלם עם סוסים על חוף הים והשתדלתי להגשים לו לפחות חלק מהמשאלה. הצלם לקח אותו לחוות סוסים באזור ירושלים ויצאו תמונות מדהימות. מעבר לכך גם נתנו לו תמונות של דותן מאז שהיה תינוק והוא הרכיב לנו מצגת יפה.
לגבי האטרקציות באירוע – הזמנתי מעגל המתופפים שעשו הרבה שמח. כיוון שדותן נולד בערב יום כיפור היה לי חשוב לציין זאת באירוע וכשהוא נכנס הלהקה ליוותה אותו בתופים ובשופר. זאת הייתה הפתעה עבורו והא מאוד התרגש," היא נזכרת.
לגבי הבגדים ליום האירוע אודיל טוענת שבחרה באופן מודע לא להוציא כספים מיותרים. "לא רציתי לקנות שמלה שאח"כ סתם תשכב בארון וגם דותן העדיף חליפה לבנה אותה רכשנו מקסטרו על פני חליפה מהודרת".